Konfektionierung von Waren: Was sie ist und wann Sie sie an externe Unternehmen auslagern sollten (5 Beispiele!)

Wenn Sie ein FMCG-Hersteller oder E-Commerce-Unternehmen sind, wissen Sie wahrscheinlich, wie kopfzerbrechend die Konfektionierung von Waren sein kann. Besonders dann, wenn der Prozess sowohl fehlerfrei als auch kosteneffizient ablaufen soll. Grundsätzlich haben Sie hier zwei Optionen: Sie können Waren selbst verpacken, etikettieren oder einfolieren. Oder Sie lagern diesen Prozess an ein externes, spezialisiertes Unternehmen aus.

Wenn Sie die zweite Option in Betracht ziehen, haben Sie wahrscheinlich einige Fragen:

• Welche Dienstleistungen umfasst die Produktkonfektionierung genau?
• Lohnt sich in meiner konkreten Situation die Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen?
• Welche handfesten Vorteile bringt das wirklich?

In diesem Artikel finden Sie Antworten auf diese Fragen.

Anhand konkreter und praktischer Beispiele aus der FMCG-Branche zeigen wir Ihnen, welche Dienstleistungen zur Konfektionierung gehören und welche Vorteile sich durch deren Outsourcing ergeben. Sie lernen auch reale Fälle von Unternehmen kennen, die vor einer ähnlichen Entscheidung standen.

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Was genau ist Konfektionierung?

Konfektionierung bezeichnet den Prozess der Vorbereitung von Produkten für den Verkauf oder die Distribution durch Verpacken, Etikettierung, Folieren oder Zusammenstellen von Sets. Sie kann maschinell oder manuell durchgeführt werden. Manuelle Konfektionierung bewährt sich bei saisonalen Aktionen, bei Produkten mit ungewöhnlichen Formen und dort, wo ein attraktives und originelles Verpackungsdesign entscheidend ist.

Welche Dienstleistungen gehören zur Warenkonfektionierung und wann lohnt es sich, diese auszulagern?

Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Dienstleistungen vor, die zur Konfektionierung gehören.

Zusätzlich – damit Sie leichter entscheiden können, ob Sie einen bestimmten Prozess auslagern oder intern durchführen sollten – haben wir einige praktische Beispiele vorbereitet. Wir beschreiben typische Situationen, in denen FMCG-Unternehmen vor einem ähnlichen Dilemma stehen und die Zusammenarbeit mit einem externen Partner erwägen.

Wenn Sie sich bereits für Outsourcing entschieden haben, lesen Sie unbedingt auch diesen Artikel. Darin beraten wir Sie unter anderem, wie Sie einen guten Co-Packer wählen, also ein Unternehmen, das Produktkonfektionierung als Dienstleistung anbietet.

Dienstleistung #1: Verpacken und Umpacken von Waren

Dies ist die klassischste aller Dienstleistungen, die zur Konfektionierung gehören. Sie umfasst sowohl das Verpacken einzelner Produkte als auch das Umpacken von Sammelverpackungen in Einzelverpackungen, z.B. (Sachet-Abfüllung) oder von bestehenden Einzelverpackungen in neue – meist aufgrund von Fehlern, Beschädigungen oder veralteten Elementen.

Beispiel-Herausforderung: Saisonale Verkaufsspitzen bewältigen

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Bio-Lebensmittelhersteller, der seine Produkte in ökologischen Ladenketten verkauft. Kurz vor den Feiertagen steigt die Anzahl der Bestellungen um das Dreifache – von 5.000 auf 15.000 Kartons pro Monat. Ihr mehrköpfiges Team, das normalerweise mit der Zusammenstellung und Verpackung von Bestellungen zurechtkommt, steht plötzlich vor einer enormen Herausforderung. Standardmäßig enthält jede Bestellung 5-6 verschiedene Produkte, die nicht nur verpackt, sondern auch entsprechend gegen Transportschäden gesichert werden müssen. Die Einstellung und Schulung zusätzlicher Mitarbeiter nur für die Weihnachtszeit würde hohe Kosten und Risiken bezüglich der Arbeitsqualität unerfahrener Arbeitskräfte bedeuten.

In diesem Fall kann ein Konfektionierungsunternehmen nicht nur die Verantwortung für den gesamten Verpackungsprozess übernehmen, sondern auch umfassende logistische Betreuung anbieten. Dank des Zugangs zu professioneller Ausrüstung und einem erfahrenen Team kann es garantieren, dass jedes Produkt ordnungsgemäß verpackt und richtig gesichert wird und Bestellungen rechtzeitig abgewickelt werden – auch in Zeiten erhöhten Aufkommens.

Beispiel-Herausforderung: Schnelle Skalierung der Geschäftstätigkeit

Nehmen wir an, Ihr Snack-Unternehmen hat gerade einen Vertrag mit einer großen Convenience-Store-Kette unterzeichnet. Von einem Tag auf den anderen müssen Sie bereit sein, nicht 10.000, sondern 100.000 Verpackungen monatlich zu bearbeiten. Darüber hinaus muss jedes Produkt strenge Anforderungen der Handelskette bezüglich Verpackung und Kennzeichnung erfüllen. Jede Warencharge muss zu bestimmten Zeiten mit vollständiger entsprechender Dokumentation geliefert werden.

Die eigenständige Organisation einer solchen Operation würde erhebliche Investitionen in die Infrastruktur, die Einstellung und Schulung neuen Personals sowie Reorganisation der logistischen Prozesse notwendig machen. Ein Konfektionierungsunternehmen kann nicht nur die entsprechende Betriebsgröße gewährleisten, sondern auch die Einhaltung der Handelskette garantieren. Es verfügt bereits über die nötige Ausrüstung, qualifiziertes Personal und erprobte Verfahren, die eine sofortige und effiziente Bearbeitung großer Volumina bei hoher Qualität ermöglichen.

Dienstleistung #2: Lohnetikettierung und Kennzeichnung

Unter Lohnetikettierung versteht man das professionelle Anbringen von Etiketten, Barcodes oder anderen Produktkennzeichnungen – insbesondere bei FMCG-Artikeln.

Beispiel-Herausforderung: Einführung einer neuen Produktlinie

Angenommen, Sie bringen eine neue Linie funktioneller Getränke auf den Markt. Diese besteht aus fünf verschiedenen Produkten, die jeweils in zwei Geschmacksvarianten erhältlich sind – insgesamt also zehn verschiedene Produktversionen. Jedes Produkt erfordert das präzise Aufkleben eines Etiketts mit Informationen in zwei Sprachen, einem spezifischen Barcode, einer Produktionspartiennummer und einem Verfallsdatum für jede Geschmacksvariante. Dazu kommen zusätzliche gesetzlich vorgeschriebene Kennzeichnungen wie Piktogramme für Allergen-Inhaltsstoffe oder Recycling-Symbole. Etiketten müssen gerade und ohne Luftblasen aufgeklebt werden – besonders wichtig bei Premium-Produkten.

Ein Konfektionierungsunternehmen mit spezieller Ausrüstung und erfahrenem Personal kann nicht nur Präzision beim Etikettieren gewährleisten, sondern auch eine detaillierte Dokumentation der Partiennummern führen – entscheidend bei Lebensmitteln. Zusätzlich kann es bei der Organisation des Lagerraums helfen, damit verschiedene Produktvarianten ordnungsgemäß sortiert und leicht identifizierbar sind.

Dienstleistung #3: Schrumpffolieren und Verschweißen

Diese Dienstleistung umfasst hauptsächlich die Sicherung von Produkten mit Schrumpffolie oder Stretchfolie (meist für Transport und Lagerung) sowie die Erstellung verschweißter Werbesets.

Beispiel-Herausforderung: Fehlende Produktions- und Lagerfläche

Nehmen wir an, Ihr Naturkosmetik-Unternehmen hat gerade eine limitierte Edition in Glasverpackungen eingeführt. Jedes Produkt erfordert nicht nur eine standardmäßige Foliensicherung, sondern auch eine spezielle Schutzverpackung für den sicheren Transport. Der Kauf und die Installation einer professionellen Folierungslinie würden nicht nur erhebliche Investitionen in die Ausrüstung erfordern (mindestens 50m² Fläche), sondern auch in Personalschulungen. In dieser Situation ermöglicht die Vergabe des Schrumpffolierens an ein externes Unternehmen die Optimierung der verfügbaren Fläche, die dann für zentrale Produktionsprozesse genutzt werden kann.

Darüber hinaus kann ein Konfektionierungsunternehmen verschiedene Folienarten und Verpackungstechniken anbieten und die optimale Lösung für die jeweiligen Produkteigenschaften wählen. Zusätzlich kann es temporäre Lagerung fertiger Produkte in seinem eigenen Lager gewährleisten – eine umfassende Lösung für Herausforderungen bei der Flächenwirtschaft.

Dienstleistung #4: Displaybestückung und Zusammenstellung von Werbesets

Diese Dienstleistung umfasst die umfassende Vorbereitung von Werbeständern wie Displays sowie allen anderen Werbesets, die eine untypische Kombination verschiedener Produkte erfordern.

Beispiel-Herausforderung: Eine Werbeaktion mit einer untypischen Verpackung durchführen

Stellen Sie sich vor, Sie sind Hersteller gesunder Snacks und bereiten eine Werbekampagne in 200 Geschäften im ganzen Land vor. Jeder Stand muss das identische Set enthalten: je 6 Stück von jedem der 5 verschiedenen Produkte, Informationsbroschüren, Preisschilder und Werbematerialien. Dazu bereiten Sie spezielle Werbesets vor, die verschiedene Produkte kombinieren, wie das Set „Gesundes Frühstück” mit Müsli, getrockneten Früchten und Getreideriegel.

Die Produkte müssen in einer Reihenfolge angeordnet werden, die an allen Standorten identisch ist, um ein einheitliches Markenbild zu wahren. Werbesets erfordern eine präzise Zusammenstellung und spezielle Verpackung sowie das Einfügen zusätzlicher Elemente wie Rezepte oder Ernährungstipps. Darüber hinaus müssen die Displays alle Standorte in derselben Woche erreichen – vor Beginn der landesweiten Werbekampagne. Die eigenständige Organisation einer solchen Operation wäre eine enorme logistische Herausforderung. Sie würde nicht nur präzise Vorbereitung mehrerer hundert identischer Sets erfordern, sondern auch Koordination der Lieferungen an verschiedene Standorte.

Ein Konfektionierungsunternehmen kann nicht nur die genaue und einheitliche Vorbereitung aller Displays gewährleisten, sondern sich in der Regel auch um die Lieferlogistik kümmern. Das liegt daran, dass es über die nötige Fläche für die gleichzeitige Vorbereitung größerer Anzahlen von Displays sowie über Personal verfügt, das in deren effizienter Bestückung geschult ist. Zudem verfügt es über das nötige Know-how für eine erfolgreiche logistische Durchführung des Vorhabens.

Welche Vorteile bietet eine professionelle Produktkonfektionierung?

Zeitersparnis und Kostenreduktion

Wenn Sie die Warenkonfektionierung an ein externes Unternehmen auslagern, vermeiden Sie eine Reihe versteckter Kosten, die in den anfänglichen Kalkulationen oft übersehen werden. Offensichtlich ist, dass Sie nicht in spezielle Ausrüstung investieren müssen – Verschweißungsgeräte, Folierungsmaschinen oder Etikettierungssysteme. Diese sind nicht nur teuer in der Anschaffung, sondern erfordern auch regelmäßige Wartung und Reparaturen – was bei solchen Analysen oft vergessen wird.

Zudem tragen Sie keine Kosten für Mitarbeiterschulungen oder deren Ausfallzeiten. Bei einem eigenen Team müssen Sie auf Situationen vorbereitet sein, in denen Mitarbeitende im Urlaub oder krankgeschrieben sind. Das erfordert zusätzliches Personal in Reserve. Ein Konfektionierungsunternehmen übernimmt diese Probleme und kann aufgrund seiner Betriebsgröße eine ununterbrochene Arbeitsleistung gewährleisten.

Darüber hinaus vermeiden Sie Investitionen in zusätzliche Lagerfläche und Arbeitsplätze, wenn Sie mit einem externen Partner zusammenarbeiten. Das ist besonders wichtig für Unternehmen in Großstädten, wo die Mietkosten für Flächen erheblich sind.

Flexibilität und Möglichkeit zur schnellen Skalierung

Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Konfektionierungsunternehmen gibt Ihnen die Möglichkeit, sich schnell an Marktbedürfnisse anzupassen.

In der Praxis bedeutet das, dass Sie:

• Große, ungeplante Bestellungen ohne Sorgen über die eigenen Produktionskapazitäten abwickeln können
• Saisonale Projekte ohne die Notwendigkeit zusätzlicher Personaleinstellungen bewältigen können
• Neue Produkte testen und auf den Markt bringen können ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen
• Mehrere verschiedene Vertriebskanäle mit unterschiedlichen Verpackungsanforderungen bedienen können

Ein Konfektionierungsunternehmen kann in kurzer Zeit den Betriebsumfang vergrößern oder verkleinern. Das ist besonders wertvoll bei der Einführung neuer Produkte oder in Branchen mit ausgeprägten saisonalen Verkaufsschwankungen.

Professionelle Ausstattung und Erfahrung

Bei der Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Konfektionierungsunternehmen erhalten Sie Zugang zu Wissen und Erfahrung aus der jahrelangen Betreuungn verschiedenster Projekte.

Zu diesen Vorteilen gehören unter anderem:

• Beratung bezüglich der besten, effizientesten und unproblematischsten Lösungen für die Verpackung Ihrer Produkte
• Kenntnis aktueller Trends und Lösungen in der Branche
• Zugang zu bewährten Lieferanten von Verpackungsmaterialien (und oft zu attraktiveren Preisen aufgrund der Betriebsgröße des Konfektionierungsunternehmens!)
• Erprobte Qualitätskontrollverfahren, die sich in geringeren Materialverlusten und weniger kostspieligen Fehlern niederschlagen
• Kenntnis der Anforderungen verschiedener Handelsketten und die Fähigkeit zur entsprechenden Anpassung

Ein professioneller Partner kann auch in logistischen oder rechtlichen Fragen beraten, besonders bei Produkten, die spezielle Behandlung oder Kennzeichnung erfordern.

Qualitätsgarantie

Die Konfektionierung als Dienstleistung umfasst nicht nur die eigentlichen Verpackungs- oder Etikettierungstätigkeiten, sondern auch ein umfassendes Qualitätssicherungssystem. Es umfasst Maßnahmen, die sich nur wenige FMCG-Unternehmen aufgrund der Kosten leisten können oder deren effiziente Umsetzung für ein nicht auf Konfektionierung spezialisiertes Unternehmen sehr schwierig wäre.

Die Rede ist zum Beispiel von:

• Detaillierter Kontrolle jeder Produktcharge
• Verifikation der Übereinstimmung von Etiketten und Kennzeichnungen vor Beginn des Produktkonfektionierungsprozesses
• Qualitätskontrolle auf jeder Konfektionierungsstufe
• Stichprobenartiger Kontrolle fertiger Produkte
• Fotodokumentation bei Premium-Produkten oder untypischen Verpackungen
• Aufbewahrung von Kontrollproben aus jeder Charge
• Vollständiger Rückverfolgbarkeit verpackter Produktchargen für den Fall eines notwendigen Rückrufs vom Markt

Diese Maßnahmen sind besonders wichtig für FMCG-Hersteller, für die die Qualitätskontrolle eigenständig durchgeführter Konfektionierung eine ernste Herausforderung darstellt. Die Einstellung eines dedizierten Qualitätskontrolleurs für eine relativ kleine Verpackungsoperation ist oft kostenmäßig nicht gerechtfertigt. Die Übertragung dieser Aufgaben an Produktionsmitarbeiter kann zu Versehen führen.

Die Alternative – Einsparungen bei diesen Prozessen – führt oft zu Fehlern, die den gesamten Prozess sehr teuer machen können. Ein professionelles Konfektionierungsunternehmen verfügt über erprobte Verfahren und dediziertes Personal für die Qualitätskontrolle. Das ermöglicht die Aufrechterhaltung hoher Standards zu vernünftigen Kosten.

Konzentration auf das sogenannte „Core Business”

Die Auslagerung der Warenkonfektionierung an ein externes Unternehmen ermöglicht die Konzentration auf das, was für den Aufbau des Unternehmenswerts am wichtigsten ist. Das ist zum Beispiel die Entwicklung neuer Produkte, der Aufbau von Kundenbeziehungen oder die Optimierung von Geschäftsprozessen, die das Unternehmen nicht auslagern will oder kann.

Anders gesagt: Anstatt sich mit operativen Details der Verpackung oder Logistik zu beschäftigen, kann sich Ihr Team auf Aufgaben konzentrieren, die sich in viel größerem Maße auf die Entwicklung Ihres Unternehmens auswirken.

Ist Konfektionierung die Lösung für Ihr Unternehmen?

Zusammenfassend kann professionelle Konfektionierung die Antwort auf viele Herausforderungen sein, vor denen FMCG-Hersteller stehen. Besonders lohnenswert ist die Zusammenarbeit mit einem externen Konfektionierungsunternehmen in Zeiten dynamischen Wachstums. Dann brauchen Sie einen flexiblen Partner, der sich an die steigende Nachfrage nach den Produkten Ihres Unternehmens anpasst. Es ist auch die ideale Lösung, wenn Sie sich mit saisonalen Verkaufsspitzen auseinandersetzen oder neue Produkte auf den Markt bringen.

Wenn Sie die Produktkonfektionierung extern auslagern, können Sie sich auf die Entwicklung Ihres Business konzentrieren, anstatt auf operative Details der Verpackung. Gleichzeitig haben Sie die Gewissheit professioneller Qualitätskontrolle, ohne die Notwendigkeit, Ihr eigenes Team zu erweitern.

Natürlich hat jedes Unternehmen seine Besonderheiten und eigenen Bedürfnisse. Falls Sie sich noch fragen, ob Konfektionierung in Ihrem Fall funktioniert, kontaktieren Sie mich über diese Kontaktdaten und vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung. Zusammen mit dem TRANSPAK -Team analysieren wir Ihre Situation und schlagen eine optimale, auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittene Lösung vor.